How to #3 het opstellen van een recruitment budget: in 7 stappen

Het is weer najaar! De tijd dat bij veel bedrijven de budgetten voor het komende jaar samengesteld moeten worden. Uiteraard moet er voor recruitment ook een budget opgesteld worden. Alle vingers wijzen naar jou! Je zegt volmondig ja, maar hebt dit misschien niet eerder gedaan. Geen paniek! Wij helpen jaarlijks onze klanten bij het opstellen van het budget en gaan jou ook op weg helpen! We hebben een stappenplan voor je gemaakt zodat je een duidelijk en realistisch recruitment budget kan opstellen en dit vol vertrouwen kan voorleggen aan je manager

1. Stel vast wat onder je recruitment budget valt

Waar moet je beginnen? Als eerste stap is het belangrijk om voor jezelf duidelijk te maken wat voor soort kosten er nou eigenlijk onder je recruitment budget vallen. Zo je heb je vaste en variabele kosten. Onder de variabele kosten moet je denken aan bijvoorbeeld jobboards, campagnes, marketing en externe recruitmentbureaus mocht je daar gebruik van maken. Bij vaste kosten hebben we het over kosten zoals je ATS-systeem, website, acties vanuit je employer branding, personeelskosten en talent acquisition analytics.

2. Terugblik op afgelopen jaar

Een terugblik op afgelopen jaar kan je onwijs helpen om een idee te krijgen over hoe het budget eruit moet gaan zien. Je kan bijvoorbeeld je vaste kosten en veel van je variabele kosten baseren op het afgelopen jaar. Zo kan je de kosten die je altijd hebt niet vergeten op te nemen in je budget.

3. Vooruitkijken

Heb je al een idee over hoe komend jaar eruit gaat zien? Komen er bijvoorbeeld bijzondere uitgaven aan door een bepaalde campagne die jullie gaan uitvoeren? Of wordt bijvoorbeeld jullie hele website vernieuwd? Dat zijn voorbeelden die vallen onder bijzondere uitgaven. Het is dus belangrijk om hier al rekening mee te houden.

4. Personeel

Wat je zeker niet moet vergeten is om na te gaan of er aankomend jaar extra personeel zal worden aangenomen of dat er collega’s uit dienst zullen treden. Dit zal ook weer invloed hebben op je vaste kosten. Misschien kies je wel voor RPO of interim wat uiteindelijk ook grote invloed heeft op verandering van het recruitment budget. Kortom personeel speelt een grote rol bij het recruitment budget.

5. Ontwikkelingen op de markt

Bekijk goed wat voor ontwikkelingen er op de markt spelen. Zijn kandidaten bijvoorbeeld steeds moeilijker te benaderen? Dan moet je misschien meer investeren in je campagnes dan wat je voorheen deed. Dit betekent dan weer dat je campagnekosten hoger zullen zijn dan het afgelopen jaar.

6. Planning en budget samenstellen

Na de vorige vijf punten op een rijtje te hebben is het tijd om het budget samen te stellen. Hierbij is het ook belangrijk om een planning proberen te maken om een overzicht te krijgen wanneer je ongeveer je uitgaven kan verwachten. Zo heb je het nog duidelijker op een rijtje voor jezelf of je budget realistisch en haalbaar is.

7. Alles goed bijhouden

De laatste stap is dat je vanaf het moment dat het nieuwe jaar in gaat je alle uitgaven goed moet bijhouden zodat je zeker weet wat er allemaal gebeurt en of er aan het budget en planning wordt gehouden. Zorg er dus voor dat alle uitgaven langs jou komen zodat je een duidelijk overzicht hebt.

Valkuilen

Wat zijn nou de valkuilen waar veel mensen tegenaan lopen? Onvoorziene kosten is daar eentje van. Erachter komen dat je toch extra personeel nodig hebt of er zijn meer campagnes nodig om je vacatures uit te lichten dan je van tevoren had bedacht. Dit soort situaties kunnen voorkomen worden als je van tevoren goed hebt nagedacht over aankomend jaar er ongeveer uit zal gaan zien. Ook is een valkuil dat campagnes moeilijk te budgetteren zijn. Een oplossing hiervoor is dat je abonnementen kan nemen voor campagnetools zodat je maandelijks een vast bedrag kwijt bent aan campagnes.

Tips

Hierbij een aantal tips om je recruitmentbudget zo realistisch en succesvol mogelijk te maken!

  1. Probeer binnen het budget te blijven, maar niet ten koste van de kwaliteit.
  2. Zorg dat je recruitment strategie duidelijk is zodat je weet wat belangrijk is om in te investeren.
  3. Wacht in het begin van het jaar met het doen van bijzondere uitgaven want in het midden van het jaar heb je beter inzicht en kan je je beter verantwoorden.
  4. Bepaal duidelijk wie je doelgroep is zodat je campagnes gericht te werk gaan.
  5. Beter een iets te ruim budget dan een te klein budget.
  6. Als je een start up bent en je weinig te besteden hebt weet dan dat de uitgaven voor campagnes voor vacatures het belangrijkste zijn en dat een groot netwerk op bijvoorbeeld LinkedIn essentieel is voor kostenbesparing. 
  7. RPO kan dienen als 1 vaste kostenpost waardoor je zeker bent van een stabiel budget.

Als je al deze stappen en tips volgt ben je gegarandeerd van een succesvol en realistisch recruitment budget. Het allerbelangrijkste vanaf het moment dat het nieuwe jaar in gaat is om in control te blijven. Zolang alle uitgaven langs jou gaan heb je inzicht in wat er allemaal gebeurt als het gaat over het recruitment budget.

Benieuwd geworden naar onze diensten en aanpak? Lees hier meer over onze services en kom hier meer te weten over ons Recruitment Success Framework.

Niks willen missen?

Blijf op de hoogte

Wij delen graag onze inzichten uit de recruitment wereld met je. Schrijf je in en ontvang af en toe onze nieuwsbrief. We beloven je niet te spammen!

Meld je aan