Een nieuw ATS-systeem: Everyone on board?!

Jessica van der Vaart

Het projectteam “nieuw-ATS” wist het zeker: we gaan overstappen. Elke demo had aangetoond dat we slimmer en efficiënter konden werken dankzij functies die ons huidige ATS-systeem niet aanbood. Oké, het is een investering qua geld én tijd, maar het was toch duidelijk dat het absoluut de moeite waard was? Toch dacht niet iedereen daar hetzelfde over. Hoe overtuig je hen dan toch dat het het wel degelijk waard is?

Het projectteam had veel tijd zitten in het (voor-)onderzoek naar een nieuw systeem. De interne behoeften polsen, deze behoeften omzetten naar een Request For Information (RFI), de leveranciers de RFI laten invullen, deze informatie vergelijken en afstemmen op onze behoeften en demo’s volgen en belangrijke wensen meteen uitvragen.

Alle essentiële stappen om een goed inzicht te krijgen van de verschillende mogelijkheden waren genomen om ons proces te verbeteren. Desondanks waren de uitkomsten van het onderzoek nog niet voldoende om het MT direct te overtuigen.

Terug naar de tekentafel

Eerst keken we naar onszelf: waar lopen we tegen aan bij het gebruik van ons huidige ATS-systeem (Carerix), wat hebben we nodig van een systeem en is er überhaupt draagvlak voor iets anders? De samenvatting was heel duidelijk: het moet anders! Carerix was te klik-intensief, behoeft te veel informatie op verschillende plekken en bracht te weinig inzicht (niet overzichtelijk, beperkte rapportages, etc.).

De duidelijke behoefte van de collega’s, gaven het team de energie om door te gaan en ervoor te zorgen dat iedereen de (over)stap wilde gaan maken.

Slimmere & efficiëntere ATS-systemen

Uit de demo’s bleek al dat we flinke slagen konden maken. Want niet alleen de lay-out was verouderd, maar ook functionaliteiten waren bij andere systemen verder (door)ontwikkeld. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

  • Plaatsingen automatiseren;
  • Duplicaten automatisch aangeven en de mogelijkheid om deze zelf samen te voegen;
  • WhatsApp integratie;
  • Overzichtelijke en eenvoudig uit te draaien rapportages;
  • Click & drag (kandidaten snel en eenvoudig verplaatsen van fases in een proces);
  • Alles in één systeem (i.e. backoffice, facturatie, recruitment, sales, urenregistratie, etc.)

Oftewel: het aantal uur dat wij momenteel kwijt zijn aan administratie, zou overduidelijk verminderd worden met een ander ATS-systeem. Daarom zijn we, met behulp van collega’s, nogmaals het gesprek aangegaan met het MT.

Daarnaast werd de wens om slimmer en efficiënter te werken nog groter door het aantal toenemende projecten en de drukte van zowel onze interne als externe recruiters. Alle kansen die tijd zouden besparen in een recruitmentproces werden steeds vaker aangegrepen.

Zodoende werd er ook steeds serieuzer geluisterd naar de feedback op Carerix en de wens om over te stappen. Na een maand begon het te dagen dat er wellicht systemen zijn die beter voldoen aan het slimmer & efficiënter werken. Er werd daarom nogmaals naar de shortlist is gekeken. Daar kwamen Vincere en Mysolution er als beste uit en hebben we wederom demo’s met hen ingepland.

Na het zien van de mogelijkheden van andere systemen, concludeerde het MT dat er meer mogelijkheden geboden worden bij zowel Vincere als Mysolution. Ondanks de unanieme beslissing om over te stappen, kregen we er weer een nieuwe uitdaging bij: welke van de twee?

Definitieve selectieproces

Iedereen in het project bekleedde een andere rol binnen de organisatie, waardoor er verschillende ideeën waren over wat de belangrijkste functionaliteiten waren. We zijn daarom van bovenaf gaan kijken. Drie verschillende labels moeten in hetzelfde systeem werken en sales, recruitment en backoffice hebben. Wat moet een ATS-systeem dan écht kunnen?

Voor ons was dat het volgende:

  • Makkelijk verwerken van en communiceren met kandidaten en klanten;
  • (Semi-)Automatische facturatie;
  • Uren schrijven voor zowel eigen als externe/projectmedewerkers;
  • Een portal waarin we bij de klant kunnen werken;
  • Rapportages draaien;
  • Snel en eenvoudig overzicht houden middels een individueel aanpasbaar dashboard.

Ieder systeem had onderdelen waar ze sterker en minder goed in waren. Daarom hebben we ook andere aspecten meegenomen in onze overweging, waaronder onze cultuur en werkwijze. Daarnaast speelde het contact en de communicatie met de partner ook een belangrijke rol.

Hierdoor zijn we uitgekomen bij het systeem die voldeed aan de functionaliteiten waar wij het meeste voordeel uit zouden gaan halen (vooral tijdsbesparing): MySolution Recruitment. Daarnaast kregen wij bij dit ATS-systeem het gevoel dat zij dezelfde mate van vrijheid, flexibiliteit en professionaliteit hebben, voorloper zijn in de markt en gericht zijn op een duurzame, lange termijn relatie.

Ready, set, go! Of toch niet?

Het voelde als een overwinning toen ik hoorde dat we daadwerkelijk zouden gaan overstappen! In alle euforie ben ik meteen aangehaakt bij het implementatieteam. Het leek mij fantastisch om wat we gezien hebben in een Timetohire-sausje te gieten en ervoor te zorgen dat iedereen in dit supergave ATS-systeem mag werken!

Daarbij had ik de verwachting dat dit sneller en soepeler zou gaan dan het vooronderzoek, omdat we nu alleen alles gingen aanpassen naar ons proces. Dat pakte toch anders uit dan verwacht …

Welke uitdagingen we hadden tijdens de implementatie? Dat lees je weer in mijn volgende blog!

Wil jij ook overstappen naar een ander ATS-systeem of heb je dit nog niet? Lees hier hoe wij jou kunnen helpen dit op te zetten door middel van RPO.

Geschreven door Jessica van der Vaart, Senior Recruitment Specialist bij Timetohire

De leukste banen binnen recruitment

Werken bij Timetohire

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging? Dan zijn wij op zoek naar jou. Klik hier om te zien welke functie jij bij ons kan vervullen.

Onze Vacatures