Administratie kost, volgens het Recruitment Kengetallen Onderzoek 2020, 14 uur per week van een 40-urige werkweek. Voeg daar een systeem aan toe waarmee we meer tijd kwijt dan rijk bent en we verliezen nog meer kostbare tijd die niet aan kandidaten besteed wordt. Echter overstappen naar een nieuw system ligt gevoelig en is een proces met stappen vooruit en net zo hard weer achteruit.
Vandaar dat we april jl. eerst zijn gestart met een intern onderzoek, waarin we eerst gekeken hebben of er voldoende draagvlak zou zijn om over te stappen naar een nieuw systeem. Dat antwoord was vrij duidelijk “ja” gezien de feedback; ons huidige systeem is traag, klik-intensief, onoverzichtelijk en “kwalitatief uitermate teleurstellend”. De projectleider die deze inventarisatie echter had gedaan, vertrok alleen net na de presentatie hiervan, waardoor het project stil kwam te liggen. Pas enkele weken later werd overgedragen aan een nieuw projectteam.
Dit team heeft opnieuw onderzocht hoe men het systeem ervaart en enkelen ook gevraagd om specifiek aan te geven wat ontbreekt en wat wenselijk zou zijn. Vervolgens hebben zij zich een weg moeten banen door het overweldigende aanbod van CRM- en ATS-systemen, die allemaal claimen dat ze beter zijn dan het systeem waar wij mee werken. Echter, als je doorvraagt blijkt dat het iets mooier geschetst wordt dan werkelijk mogelijk is. Ieder systeem heeft zijn voor en nadelen en wat de een wel kan, kan de ander weer niet. Om als laatste prijzen te horen die wisselen van €19 per maand tot duizenden per jaar.
Vervolgens komen collega’s met adviezen en meningen over systemen waarmee zij mee gewerkt hebben, waardoor de lijst met “systemen-die-net-niet-doen-wat-we-willen” alleen maar toe nam en daarmee ook de vraag of we wat we willen wel bestaat…
Toch is het het team gelukt om een top drie te maken en ondanks dat we ervan overtuigd zijn dat bijna alles beter is dan het huidige systeem, komen dan pas de echt serieuze vragen. Wat ertoe leidde dat het team terug naar de tekentafel is gegaan om nader te onderzoeken of er echt niet meer uit het huidige systeem te halen valt. We zitten niet snel bij de pakken neer, want als recruiters zijn we gewend om met tegenslagen om te gaan. Echter, in deze fase van het proces zorgde het wel voor een dip in de motivatie.
Inmiddels zijn we 5 maanden onderweg en hebben we eigenlijk nog geen concrete stap weten te zetten. Onze weg naar een nieuw systeem is daarmee dus nog niet voltooid en is het ook niet gezegd dat we daadwerkelijk een overstap gaan maken. Het klinkt teleurstellend, maar we hebben wel duidelijk wat de behoeften en wensen zijn. Daarnaast zijn we het bij Timetohire er allemaal over eens dat wij geen 14 uur kunnen en willen besteden aan administratie. Die tijdbesparende oplossing komt er sowieso. Hoe? Blijf ons volgen!
Benieuwd naar wat wij binnen Timetohire precies doen? Kom meer te weten over onze services en aanpak.