ATS/CRM transfer complete: looking back, tips & tops

Jessica van der Vaart - Brouwer

Op 29 juli 2020 kreeg ik de leiding in het project “ATS”. Ik was er stellig van overtuigd dat er een beter CRM of ATS systeem was dan Carerix. Na een grondig onderzoek en meerdere demo’s waren we eruit: MySolution. Inmiddels zijn we een maand live en is Carerix verleden tijd. Terugkijkend is het duidelijk waarom we de stap hebben gemaakt, maar ging het niet zonder slag of stoot. In deze blog kijk ik terug op de goede zetten en de verbeterpunten.

1. Team-up

Zoals in mijn eerste blog gezegd: een nieuw systeem kost niet alleen geld, maar ook tijd.

Top
Wij hadden al snel draagvlak binnen de organisatie, doordat meerdere mensen overtuigd waren dat er betere systemen waren. Hierdoor was er al snel een project team samengesteld om dit te onderzoeken

Tip
Onze top is daarom meteen een tip: zorg  voor draagvlak bij stakeholders die betrokken zijn maar minder in de operatie zitten. Zij zien niet altijd wat er anders of beter kan. Ga hierover het gesprek aan en probeer al vroeg aan te tonen dat er andere opties zijn.

2. Vooronderzoek

Een overstap is alleen nodig als er andere systemen zijn die meer kunnen, beter of slimmer werken dan het huidige systeem. Het vooronderzoek speelt hier de belangrijkste rol in

Top
Onze aanpak hierin was heel gestructureerd:

  1. Interne inventarisatie: is er behoefte en, zo ja, waarom? Wat kan er beter of anders?
  2. Wensenlijst opstellen: meerdere betrokkenen een vragenlijst in laten vullen over de wensen en behoeften rondom een systeem. Daarin ook een prioriteit laten aangeven van “verplicht”, “handig “en “toekomstmuziek”.
  3. RFI (Request for Information) opstellen en versturen naar meerdere partijen.

Dit heeft ons een uitstekend beeld gegeven van alle mogelijkheden die ATS en CRM systemen in de Europese markt te bieden hadden. We konden dit dan ook direct tegen onze eigen wensen aan houden. Het werd al snel duidelijk dat er meerdere opties voor ons waren om naar over te stappen.

Tip
De antwoorden op de RFI van mogelijke partners zijn altijd rooskleuriger dan de werkelijkheid. Blijf kritisch, geen enkel systeem kan daadwerkelijk alles.

3. Demo’s volgen

Demo’s geven je een beter beeld van hoe een systeem daadwerkelijk werkt.

Top
Voorafgaand aan de demo’s hebben we duidelijk aangegeven wat onze behoeften zijn en welke onderdelen we moeten zien. Als RPO of interim recruiter werk je vaak genoeg met nieuwe systemen en is de basis (zoals “hoe voer je een kandidaat op?”) snel genoeg duidelijk. Wat minder vaak voorkomt is een demo gericht op jouw belangrijkste onderdelen; onze wensen zijn leidend geweest in alle demo’s.

Tip
Zorg ervoor dat jouw belangrijkste wensen stap voor stap worden uitgelegd. Wij hebben enorme vertraging opgelopen doordat de klantenportal die wij voor ogen hadden lastiger te realiseren was dan gedacht. De werking hiervan hebben we ook niet volledig doorlopen, maar slechts een fractie van gezien

4. Knoop doorhakken

Naast de onderhandelingen over prijs is dit ook de kans om te praten over de uitwerking van implementatie (wie doet wat), data conversie en support na de implementatie.

Top
Na de demo’s waren we er snel van overtuigd van dat er twee systemen beter waren dan Carerix en we hebben daarom snel de knoop doorgehakt. We hadden ook duidelijk bepaald dat wij een actieve rol gingen spelen in de implementatie. Dit heeft de prijs naar beneden gedrukt.

Tip
Stem duidelijk af wie welke rol en verantwoordelijkheid heeft. Onze rol bleek later groter te zijn dan gedacht en de conversie van data complexer dan gehoopt. Daarnaast was deze conversie enorm tijdrovend en hebben we dit uiteindelijk moeten uitbesteden. Verder zien we nu dat onze verwachtingen van support hoger liggen dan de realiteit. Dit kan je het beste meteen laten vastleggen in de SLA’s (service level agreements).

5. Implementatie en Conversie

Mocht je dit volledig uit handen geven, dan word je alleen betrokken bij de functionele inrichting en het testen van het systeem in niet-live omgeving. In ons geval waren we hier actief bij betrokken en hebben we veel zelf ingericht.

Top
Door het systeem zelf in te richten, weet je heel goed wat er wel en niet kan. Hierdoor ben je flexibel om dingen later alsnog aan te passen naar wens, zoals processen, velden en templates.

Tip
Implementatie kost tijd. Zorg dat je deze tijd hebt/krijgt! Zorg er ook voor dat de data conversie plaatsvindt voordat je live gaat. Zo kan je alle processen volledig testen.

6. Livegang

We zijn nu volledig overgestapt en Carerix is zo goed als compleet afgeschaald. Daarbij zijn we door de consultants van MySolution overgedragen aan het support team.

Top
Doordat we veel van de implementatie hebben gedaan, kunnen we het systeem grotendeels zelf onderhouden.

Tip
Doordat we pas echt actief zijn gaan werken met het systeem sinds de livegang, zien we nu dat er een aantal dingen niet getest zijn in de implementatie fase, zoals de urenregistratie van niet-eigen medewerkers. Voor sommige issues moeten we daarom nu support inschakelen om de problemen op te lossen. Daarnaast willen we nog een paar onderdelen automatiseren, maar dat valt nu onder consultancy. Na de livegang betaal je voor deze service, terwijl dit tijdens implementatie al had kunnen worden gerealiseerd.

Over en uit

Ondanks dat we nu nog in een ontdekkende fase zitten van MySolution, hoor ik vooral positieve geluiden. Het werkt intuïtiever, is overzichtelijker en beter te gebruiken voor alle teams. De komende tijd zullen we MySolution verder optimaliseren om het volledig naar onze wens te maken.

Nog één tip
Omdat we veel zelf hebben gedaan, worden alle vragen eerst intern behandeld, voordat we naar support gaan. Dat is in principe prima, maar zorgt er wel voor dat alle “bugs” of vragen bij je voorgelegd worden. Zorg er daarom voor dat je ook na de livegang nog tijd hebt (of krijgt) om deze fase soepel te doorlopen en iedereen snel te helpen. Optimalisatie is nooit af, maar het systeem wordt zichtbaar steeds beter.

Jessica van der Vaart
Recruitment specialist bij Timetohire. Ervaren in Recruitment Process Outsourcing, met focus op (recruitment) marketing, data gedreven beslissingen nemen en automatisering. Lead in de ATS-selectie en implementatie binnen Timetohire.

Dit is blog #4 (en de laatste) over onze weg naar een nieuw ATS-CRM systeem. Wil je weten hoe het proces is verlopen? Lees dan blog #1, #2 en #3

De leukste banen binnen recruitment

Werken bij Timetohire

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging? Dan zijn wij op zoek naar jou. Klik hier om te zien welke functie jij bij ons kan vervullen.

Onze Vacatures